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Cómo cotizan las dietas

Cómo cotizan las dietas
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En ocasiones, los trabajadores se ven forzados a desplazarse por tener que desempeñar sus funciones en un lugar diferente a su sitio de trabajo frecuente, generándose una serie de gastos que se conocen como dietas. Si deseas saber cómo cotizan las dietas, no tienes más que seguir leyendo, ¡te lo explicamos!

1. ¿Todas y cada una las dietas cotizan?

Las dietas se consideran de entrada como percepciones extra salariales exentas de cotización a la Seguridad Social por la parte de la compañía, y exentas de tributación a Hacienda por la parte del trabajador. Mas esto es de esta manera siempre y cuando no se superen ciertos límites.

Desde la última modificación de la Ley de Seguridad Social, muchos son los conceptos retributivos de los trabajadores que han quedado exentos de cotización a la Seguridad Social. Puesto que bien, las dietas se hallan entre ellos. Dichas dietas incluyen los próximos conceptos:

  • Gastos de locomoción
  • Manutención

Estos son considerados como percepciones extra salariales, puesto que su finalidad es compensar al trabajador por un gasto que ha debido efectuar por su actividad profesional.

2. ¿Cómo cotizan las dietas?

Gastos de locomoción

Se trata de aquellos gastos causados por desplazamientos de los trabajadores fuera de su centro de trabajo habitual para efectuar su actividad laboral en un lugar diferente. A fin de que estos no coticen, deben reunir 2 requisitos:

  • Debe ser un desplazamiento a otro ayuntamiento.
  • El gasto debe quedar justificado, lo que se puede hacer a través de un tique o bien factura, si se ha dado empleo a un transporte público, o mediante cualquier medio que pueda acreditar el desplazamiento (una parte de trabajo, contrato de obra, etc.

De todos modos, tal y como vimos ya antes, no todo importe está exento. En el caso de los gastos de locomoción, si se ha empleado transporte público va a estar exento el total de la factura, mas si se ha hecho empleo de un vehículo propio, tan solo va a estar exenta de cotización la cuantía que sobrepase lo establecido a nivel normativo.

Gastos de manutención

Están excluidos de cotización los gastos producidos por las comidas del trabajador, a consecuencia de los desplazamientos fuera de su centro frecuente de trabajo, y del sitio en que tenga su vivienda frecuente.

Para ello hay que probar el gasto, mediante una factura del establecimiento, o acreditar el desplazamiento del trabajador por cualquier medio. En cualquier caso, el importe máximo excluido de cotización va a ser el previsto de año en año por la Ley.

Tanto los gastos de locomoción como los de conservación están exentos de tributar al IRPF, siempre que el importe no exceda las cuantías establecidas, puesto que en un caso así se debe tributar por la cantidad sobrante.

3.Se puede establecer una cuantía fija mensual en término de dietas?

Esta práctica no es nada aconsejable. Aunque es verdad que puede ser más cómodo abonar una cuantía fija mensual que se refleje en la nómina, esto puede ser realmente conflictivo. Hay que tomar en consideración que si se abonan cuantías fijas en nómina en término de dietas, aun en vacaciones, y también con independencia de los días efectivos de trabajo y el gasto real por los desplazamientos de cada mes, dichos pagos se pueden estimar como sueldo. En un caso así, habría que probar su correspondencia con los gastos de desplazamientos que verdaderamente se hayan efectuado, los que no van a coincidir, como es obvio.

4.¿Quién debe acreditar las dietas?

Es la compañía quien debe acreditar el día y la hora del desplazamiento, y la razón que lo motiva. Si no consigue hacerlo, pueden darse 2 consecuencias distintas:

  • La empresa se va a ver obligada a cotizar a la Seguridad Social por las cuantías que no haya logrado acreditar, con sus pertinentes recargos y la sanción que conlleve, en su caso.
  • El trabajador podría ser inspeccionado por la Hacienda Pública, que podría hacerle tributar en IRPF las cuantías no justificadas.

De no poderse justificar los gastos de locomoción y conservación del trabajador por desplazamiento, no se va a poder recoger en la nómina ningún importe en término de dieta exenta de cotización a la Seguridad Social. Mas si de hecho sí se puede acreditar, lo mejor es reflejarlo en la cuantía precisa de la nómina del mes.

5.¿Cotizan los gastos de kilometraje?

Como hemos visto, en las dietas se incluyen los gastos relacionados con la estancia y la conservación del trabajador en el desplazamiento. Mas por otra parte están los gastos de kilometraje, que incluyen estos conceptos:

  • Combustible
  • Billetes de tren, aeroplano o bien autobús
  • Facturas de taxi
  • Bonos de transporte público
  • Mantenimiento del vehículo
  • Peajes

Pues bien, tal y como ocurre con las dietas, los gastos por kilometraje están exentos de IRPF, siempre y cuando no se excedan los límites de importe que fije la Ley. Lo que debe quedar correctamente justificado.

Más información

Ley de Seguridad Social